Внедрение бизнес процессов в Битрикс 24

Что такое бизнес процессы и зачем они нужны в компании?

Бизнес процессы в Битрикс 24 предназначены для обработки документов, автоматизации документооборота, организации рутинных действий в компании, с помощью модуля бизнес процессов такие действия можно автоматизировать.

В начале своей карьеры я работал маркетологом в одной строительной компании, и мы использовали Битрикс 24 в своей работе. Наш менеджер по продажам вручную составлял договора. На составление одного договора у него уходило от получаса до полутра часов. Со стороны я понимал, что силами Битрикс 24 этот процесс можно автоматизировать и предложил такую инициативу. В результате менеджеру было достаточно заполнить форму с нужными данными, и они автоматически подставлялись в документ. Если раньше на заполнение формы в среднем уходил час времени, то теперь договор составлялся за 5 минут. Таким образом у менеджера по продажам освобождалось больше времени для обработки входящих лидов, а так как на этом у него был завязан KPI, внедрение бизнес процесса было отмечено крайне позитивно всеми, как и руководством так и сотрудником. Стало удобнее — заполнил форму и документ готов. Нет необходимости вручную править реквизиты клиента. 

Примерами внедрения бизнес-процессов может являться:

  • автоматизация последовательности создания задач для сотрудников.
  • создание задач по обработке лидов, документов.
  • автоматизация уведомлений сотрудников.
  • создание событий в календаре, планирование встреч.
  • выставление счетов, отправка документов.
  • автоматическое создание контактов, компаний, лидов, товаров и пр.
  • организация циклов и задач с разной степенью периодичности.
  • автоматизация действий сторонних приложений.

Чаще всего конечно речь идет о бизнес процессах, которые присутствуют во всех организациях – увольнение и прием сотрудников, согласование договоров, заявление на отпуск, больничный, командировку и пр. Также хочу отметить, что Битрикс 24 можно персонализировать для вашей компании если у вас есть нестандартные процессы. Делать это можно в коробочной версии создавая свои действия для бизнеса процесса. Конечно, тут без специалиста по Битрикс 24 не обойтись, но хочу отметить, что сама система для изменений и сторонней доработки открыта.

Что нужно учитывать для успешного внедрения?

Алгоритм действий. Самое главное перед внедрением процессов это «схема» их работы. Достаточно просто сесть, подумать и выписать по пунктам весь процесс вашей работы, примером такого алгоритма может являться классическая воронка продаж. Если есть алгоритм действий, это 90% успешного внедрения бизнес-процессов.

На практике приходилось сталкиваться с тем, что есть описанный алгоритм в техническом задании, но сотрудники, которые будут пользоваться данным бизнес процессом работают и ведут документооборот совершенно по-другому, и начинаются переделки. Рекомендация здесь следующая – привлекать персонал который будет работать с системой к процессу разработки. Должна быть адекватная обратная связь, так как вашим сотрудникам с этими процессами работать. В малом бизнесе это проблема редкая, но как правило, чем больше персонала в компании, тем сильнее необходимость во внедрении бизнес процессов. А там часто случается, что бизнес аналитики оторваны от реальных процессов, которые происходят в компании. Повторюсь, лучше ваших подчинённых никто бизнес-процесс не опишет, так как они знакомы с рутиной деятельностью компании.

Для расстановки прав на бизнес процессы важно четкое понимание ее иерархии и принципов  структуры вашей организации. Например, если процессы бухгалтерии надо скрыть от других сотрудников, то надо настроить соответсвующие уровни доступа. На практике руководители не всегда могут предоставить актуальную для компании организационную структуру.

Не лишним будет также прописать должностные обязанности сотрудников. Возможно у вас есть процессы, которые вы хотите завязать на конкретных людей. Если у вас будет прописано, например, к каким бизнес процессам имеет отношение ваш менеджер по продажам, а к каким нет, то в случае увольнения менеджера, достаточно будет назначить нового сотрудника на должность, а не переписывать процессы под него.

Вообще я рекомендовал бы вести такой инструмент как База Знаний, который предоставляется функционалом Битрикс 24. В нем можно подробно описать обязанности сотрудника, обучающие моменты по работе с бизнес процессами и прочие возникающие вопросы. В случае возникновения вопросов у сотрудника, он может обратится к Базе Знаний, и найти там ответ на свой вопрос. К сожалению, во многих компаниях обучение сотрудника процесс хаотичный. Здесь важно понимать, что сам по себе корпоративный портал Битрикс 24 это инструмент для организации и упорядочивании работы вашего предприятия.

Чтобы лучше понять необходимость внедрения бизнес-процессов, достаточно просто проанализировать трудозатраты ваших сотрудников на те или иные типовые процессы и задачи. Настройка бизнес процессов в Битрикс 24 помогут сократить время затраченное на выполнение задач и сделать работу компании более эффективной.

Кейсы внедрения бизнес-процессов

Сотрудники компании могут быть не заинтересованы во внедрении бизнес процессов. Хочу рассказать о таком примере негативного опыта, когда внедрить бизнес процессы в работу организации не получилось. Ко мне обратились по поводу внедрения бизнес процессов и организации документооборота одна из розничных сетей. Проблема была следующая – есть склад интернет-магазина. На процесс составления бумаг на отгрузку для отчетов и транспортных компаний уходило много времени. Было предложено оптимизировать данные задачи за счет внедрения бизнес процессов  Битрикс 24. Тем не менее интеграция процессов не удалась, не получилось банально сделать алгоритмы работы менеджера по отгрузкам. Сотрудник категорически отказывался вплоть до угрозы увольнения, аргументируя что вот он десять лет привычным методом работает и не хочет ничего менять. На замечания по поводу, что это сократит его время на заполнение бумаг сотрудник никак не реагировал. Его начальник описать процессы своего подчинённого не мог. Таким образом компания была зависима от труда этого специалиста, так, как только он знал, как делать нужные заявки для транспортных компаний. Его руководитель так мне и сказал, «Я не могу его уволить, так как не смогу найти ему замену, а сам я эти отчеты никогда не делал.» Этот специалист по-прежнему работает, и компания работает тем же методами. Уволить его они не могут себе позволить. Позже в общении с руководством этой компании я узнал, что менеджер по отгрузкам у них на фиксированном окладе. Его логику было легко понять, ему было не важно увеличение скорости отгрузок. Он полагал, что если документооборот будет автоматизирован, то его попросту нагрузят новой работой. По той же причине, компания проигнорировала факт того, что в интернет магазин выгрузку товаров в каталог можно проводить автоматически. Там по-прежнему контент менеджер заводит и добавляет товары на сайт вручную, могу даже сказать норматив – 20 позиций товаров в день.

К сожалению, есть такой момент, что не все компании успевают идти в ногу со временем. В одной из предыдущих своих статей я писал о удачном примере такой синхронизации бизнес процессов и интернет-магазина, это компания «Инновационная автоматика». В ней с помощью модуля бизнес процессы автоматизированы все выставления счетов, заявки в транспортные компании. Каталог товаров синхронизирован с 1С Склад. Когда решены все организационные и рутинные моменты бизнес может сосредоточиться на маркетинговых активностях и повышении продаж. Замечу также, что внедрение бизнес процессов в компании «Инновационная автоматика» проводилось в апреле-мае 2020 года в разгар пандемии. Достаточно быстро офис перешел на удаленную работу с поддержанием коммуникаций на бизнес-портале Битрикс 24.

Также хотел бы отметить, что по статусу бизнес процесса руководитель всегда может проследить на каком сотруднике или стадии «завис» бизнес процесс. На практике бывают случаи, когда очень полезно проследить где прогреесс остановился. Для этого в Битрикс 24 есть специальный журнал, в котором учитываются все стадии, которые были пройдены по алгоритму выполнения.

Под каждый бизнес-процесс можно создавать документ со своими уникальными полями и значениями информации. В процессе работы поля можно удалять, добавлять редактировать. Поэтому каждый бизнес процессы возможно адаптировать под разные задачи.

Техническая сторона внедрения бизнес процессов Битрикс24

Для реализации бизнес процессов в Битрикс 24 используется такой инструмент, как «Дизайнер бизнес процессов». Он позволяет наглядно в виде схемы создавать бизнес процессы. Особых знаний в программировании не нужно, но по большому счету они лишними не будут. Какие-то простые вещи при знакомстве с системой Битрикс вы сделать сможете. Если прочтете документацию по модулю бизнес процессы сможете лучше использовать предоставленный системой базовый функционал. Базовые навыки PHP могут понадобиться для вычисления функций (например, вам нужно запускать бизнес-процесс с какой-либо периодичностью) и значений операций. Для создания собственных действий в бизнес процессах уже понадобиться разработчик. Пример расширения функционала за счет создания собственных действий недавно читал в статье на портале 1С Битрикс, ребята делали действие, отвечающее за исходящие звонки. Хочу обратить внимание, что работа с PHP кодом доступна только в коробочной версии продукта. Для интеграции бизнес процессов я бы рекомендовал обращаться к партнерам 1С Битрикс, так как даже для простых процессов не всегда у предпринимателей есть время знакомиться с документацией, проще воспользоваться услугами специалистов.

Бизнес процессы в Битрикс 24 предлагаются в 2 вариантах: последовательный и со статусами. Последовательный процесс как понятно из названия предполагает некоторый линейный алгоритм действий. Вариант со статусами нужен для нелинейных процессов и сочетает в себе несколько простых последовательных бизнес процессов. При переводе в нужный статус, модуль начинает выполнять бизнес-процесс, привязанный к этому статусу.

Задачи, по которым сотруднику нужно принять какое-либо решение или совершить действие выводятся на главной странице Битрикс 24. Таким образом, сотрудник, попадая на корпоративный портал всегда видит какие процессы требуют его вмешательства. Также можно проследить на какой стадии находятся задачи, запущенные сотрудником, или процедуры, к которым сотрудник имеет отношение.

Бизнес процессы крайне удобный инструмент для оптимизации работы компании. Его функционал и возможности обширны, более того у системы большой потенциал к модернизации. Тем не менее считаю, что работами по внедрению бизнес процессов должны заниматься специалисты. Знание четкого алгоритма работы процесса и квалификация специалиста — это залог успешной интеграции системы Битрикс 24. Если вы уже пользуетесь Битрикс 24 советую попробовать этот инструмент в работе.

Все услуги:
Вы­со­ко­наг­ру­жен­ные пор­та­лы и сервисы / Аудит сайта / Ин­фор­ма­ци­он­ный пор­тал / Реклама / Кор­по­ра­тив­ный пор­тал. Ин­тра­нет-сис­те­мы / Онлайн PR, SERM, SMM / По­ис­ко­вое прод­ви­же­ние. SEO / B2B-порталы / Кор­по­ра­тив­ные сай­ты / Мо­биль­ные при­ло­же­ния / Стартапы / Нас­трой­ка WEB-ана­ли­ти­ки / Те­ле­ме­ди­цин­ские сер­ви­сы / Интернет-магазины / Дизайн и UI / Тех­ни­чес­кая под­дер­жка сай­тов и мо­биль­ных при­ло­же­ний / Быстрый перевод бизнеса в онлайн / SEO Driven Development / Разработка мобильных приложений на Xamarin / Разработка мобильных приложений для Android / Разработка мобильных приложений для iPhone / Продвижение по лидам / Продвижение по трафику / Разработка портала / Внедрение Битрикс24 / Образовательные порталы / Настройка Яндекс.Метрики / Настройка Google Analytics / Настроить CRM Bitrix 24 / Внедрение бизнес процессов в Битрикс 24 / Техподдержка мобильных приложений / Переезд сайта без потери трафика и позиций / Битрикс 24 коробочная версия / Образовательная онлайн платформа / Техническое задание на разработку портала / Новостной портал /