Бизнес-процессы в Битрикс24

08 июня 2022
~10 мин
Юрий Андреев, руководитель направления CRM в DD Planet

Автоматизация бизнес-процессов помогает навести порядок в работе, освободить время и ресурсы для новых проектов, повысить прозрачность и уровень контроля и, как следствие, увеличить продажи.

Вас могут заинтересовать услуги:

Автоматизация бизнес-процессов компании
Подробнее
Внедрение бизнес процессов в Битрикс 24
Подробнее
Настройка бизнес-процессов
Подробнее
Внедрение и настройка CRM
Подробнее

Что такое бизнес-процессы

Бизнес-процесс в общем смысле — повторяющаяся последовательность действий. Это маршруты, по которым двигаются сотрудники, отделы и компания в целом для достижения бизнес-целей. Любая компания выстраивает свою деятельность на основе формализованных процессов.

Например, оформление отпуска, знакомое каждому, — это и есть простой бизнес-процесс. Сотрудник утверждает даты, пишет заявление, документ проходит цепочку согласований и попадает в бухгалтерию для оформления.

Необходимость физически передавать документ из рук в руки, ожидание и согласования часто могут отнимать от нескольких дней до недели. Из-за этого заявление может затеряться, а отпускные не выплатят вовремя.

Автоматизированный процесс проходит те же этапы, но занимает несколько часов. Вся информация по оформлению, начислениям сразу попадает в систему и отражается в графике отпусков.

 

Как правило, каждая компания сталкивается с необходимостью оцифровать процессы, когда бизнес масштабируется, увеличивается штат или страдает эффективность из-за рутины и издержек. Чем больше автоматизирована работа с задачами, проектами, документами и клиентами, тем выгоднее для бизнеса.

Работа с бизнес-процессами в Битрикс24

Бизнес-процессы запускают на корпоративном портале «Битрикс24». Это одна из самых популярных и, как показывает наш опыт, удобных систем автоматизации бизнеса. Инструмент «Бизнес-процессы» есть во всех версиях Битрикс24: коробочной, облачной, Enterprise.

Внутри процессов автоматически создаются задачи, назначаются исполнители, сохраняется заданная последовательность действий. Схемы выстраиваются с помощью инструмента «Дизайнер бизнес-процессов».

Бизнес-процессы в корпоративном портале бывают двух видов:

  • Последовательный — линейный алгоритм действий. Согласование счетов, договоров, оформление отсутствий.

  • Со статусами — нелинейный процесс, состоящий из нескольких простых. Составление коммерческого предложения, документации с внесением корректировок — любой процесс, где нужно вносить правки.

Базовые процессы можно реализовать не привлекая программистов, многое описано в документации по модулю. Навыки PHP требуются, когда дело доходит до более сложных вещей. Например, если процесс выглядит как дерево с многочисленными ответвлениями и условиями выполнения, вовлекает целые отделы и подразделения компании.

Как это видит пользователь

Бизнес-процессы находятся в разделе «Автоматизация». Давайте запустим «Согласование удалённой работы». Открываем «Мои процессы».

Нажимаем «Запустить процесс». Откроется список, доступный сотруднику в соответствии с правами: счет на оплату, заявление на отпуск, заявление на командировку, исходящие документы, выдача наличных и др.


Выбрав процесс, заполняем поля с информацией и сохраняем.


Процесс уйдёт на согласование непосредственному руководителю, далее руководителю руководителя и т. д. Цепочка утверждения завершится на генеральном директоре.

Процесс и статус его выполнения отобразятся в ленте новостей каждого участника. Сотрудник, открывая корпоративный портал, сразу видит дела, требующие участия.


Бизнес-процессы в CRM

При внедрении CRM в одноимённом разделе Битрикс24 появляется ряд сущностей: Лид, Контакт, Компания, Сделка, Коммерческое предложение, Счета. Бизнес-процессы в CRM отличаются от общих — ориентированы на статусы этих сущностей и основаны на воронках. В каждой сущности содержится шаблон бизнес-процесса.

Рассмотрим бизнес-процесс распределения и обработки входящих лидов. Допустим, потенциальный клиент заполнил на вашем сайте форму — в Битрикс24 поступает входящая заявка. Бизнес-процесс в зависимости от источника — канала, откуда пришла заявка — назначает ответственного. Так, у нас за лиды из почты отвечает один менеджер, из соцсетей — другой. Каждому из них в автоматическом режиме падает задача, обзвонить или написать клиенту. Если в течение часа заявку не взяли в работу, руководителю автоматически придёт уведомление.

В CRM есть ещё одно средство автоматизации — смарт-процессы. Они позволяют уйти от классического понимания «CRM для отдела продаж» и придумывать собственные сущности и сценарии. Так, можно отслеживать не только этапы сделок, но и разбить на этапы любое действие, к примеру, наём и оформление сотрудника:


Преимущества бизнес-процессов

Продуманная и разумная настройка бизнес-процессов создаёт порядок в деятельности компании на всех уровнях. Преимущества видят и сотрудники, и руководство:

  • уменьшается влияние «человеческого фактора» и количество однотипных ошибок;

  • растёт скорость принятия решений и выполнения задач;

  • цифровой документооборот избавляет от бумажной волокиты;

  • появляется возможность контролировать работу сотрудников в режиме реального времени;

  • процессы становятся прозрачными для руководства;

  • повышается эффективность взаимодействия между подразделениями.

Внедрение CRM помогает развиваться бизнесу любого размера. В небольших компаниях эффект заметен быстрее, крупным заказчикам следует заложить больше времени, чтобы оценить все плюсы.

Заключение

Когда все организационные и рутинные моменты систематизированы, компания может сосредоточиться на продвижении и повышении продаж. Автоматизация бизнеса и интеграция с CRM позволяют не только наладить работу с клиентами, но и открыть новые возможности для развития: внедрить CRM-маркетинг, оптимизировать проектное управление, внедрять расширенные отчёты.

Найдем решение вашей задачи

Заполнить бриф

Другие статьи