Преимущества корпоративного портала

• Содержание
• Введение
• В чём отличие корпоративного портала от корпоративного сайта?
• Цели и задачи корпоративного портала
• Организовать совместную работу
• Упростить общение
• Хранить знания в общем доступе
• Обучать и развивать сотрудников
• Оптимизировать процессы отдела HR
• Управлять работой сотрудников
• Формировать динамические отчёты
• Своевременно информировать
• Развивать корпоративную культуру
• Работать с клиентской базой
• Основные преимущества
• Для кого подойдёт
• Заключение

Корпоративным порталом называется мультифункциональная веб-платформа, объединяющая десятки сервисов для повседневной работы. Документы, задачи, мессенджер, инструкции, новости, база знаний — это цифровой «внутренний мир» компании, где бережно хранятся и ответы на все рабочие вопросы, и корпоративные правила и ценности.

В этой статье подробно разберём преимущества, которые открываются перед бизнесом благодаря внедрению корпоративного портала.

Вас могут заинтересовать услуги:

Интеграция Битрикс24

Подробнее

Корпоративное standalone решение на базе Битрикс24

Подробнее

Корпоративные порталы

Подробнее

Облачная версия Битрикс24

Подробнее

Введение

Представим, сотрудники компании ведут базу клиентов в Excel, планируют задачи на стикерах, копят документы на компьютере, а общаются в почте и трёх мессенджерах. В таком случае рутинные задачи и поиск данных отнимают слишком много времени, а когда дело доходит до построения сложных отчётов или предиктивной аналитики — ресурсов очевидно не хватает.

Как правило, руководители приходят к одному и тому же решению — перестроиться на экосистемный подход, систематизировать работу с помощью единого корпоративного портала и забыть про издержки и неудобства. Сотрудники быстро привыкают пользоваться порталом и спустя пару месяцев уже с трудом могут представить, как жили без него.

В чём отличие корпоративного портала от корпоративного сайта?

Определяющее отличие корпоративного портала от любых других сайтов — закрытый доступ, который выдаётся только официальным сотрудникам компании или партнёрам по приглашению. Это важно помнить, чтобы не перепутать с корпоративным сайтом. У последнего внешняя аудитория: заказчики, поставщики, партнёры, а цели — презентовать товары или услуги в интернете, привлечь клиентов.

Корпоративные порталы часто называют «интранеты», что не совсем корректно. Интранет, в противоположность интернету, — это частная локальная сеть компании. Например, у каждого отдела может быть свой корпортал, и все они будут работать в интранете.

Таким образом:

Корпоративный портал — внутренний ресурс, который предоставляет сотрудникам доступ к информации и сервисам компании. Позволяет планировать и организовывать совместную работу.

Цели и задачи корпоративного портала

Выделяются несколько главных бизнес-целей внедрения корпортала:

• развивать корпоративную культуру;
• систематизировать и автоматизировать бизнес-процессы;
• повысить прозрачность и контроль работы процессов;
• поднять показатели эффективности.

На примере «Битрикс24» рассмотрим, какие функции и задачи выполняет корпоративный портал.

Организовать совместную работу

Вокруг отдела, проекта или задачи формируются рабочие группы — пространства для коллективной работы, обмена идеями и мнениями. Бывают открытые, закрытые, с участием внешних подрядчиков или клиентов. Приглашённым сторонним участникам тоже можно ставить задачи внутри группы и отслеживать ход выполнения.

В разделе «Диск» собраны файлы, доступные участникам этой группы. Одновременно несколько человек могут редактировать документ, история изменений сохраняется. Сервис поддерживает форматы: документ (.docх, .doc), таблица (.xlsх, .xls), презентация (.pptх, .ppt).

Групповой календарь синхронизируется с мобильным телефоном и Google Календарём. Битрикс24 помогает подобрать время встречи, которое подходит всем участникам.

Упростить общение

Внутренний мессенджер, объединяющий сотрудников из разных городов и офисов, позволяет обсуждать и решать рабочие вопросы в режиме реального времени.

В Битрикс24 есть личные и групповые чаты с уровнями доступа, видеоконференции, аудио- и видеосвязь, легко подключить почтовый ящик. Во время встречи можно вести резюме во встроенном текстовом редакторе, включить демонстрацию экрана или запись разговора, обмениваться документами любого формата. Звонки не ограничены по длительности.

Хранить знания в общем доступе

К корпоративному порталу подключён облачный диск для документов, защищённый проверенными технологиями Битрикс24. Ориентироваться среди множества файлов несложно — встроен умный поиск.

Важный инструмент на корпоративном портале — мультимедийная база знаний. Создана для хранения регламентов, инструкций, статей, чек-листов, прайс-листов, документации и любых других материалов. Чтобы публиковать и красиво оформлять страницы, не обязательно разбираться в коде или привлекать дизайнера.

Обучать и развивать сотрудников

База знаний помогает экономить ресурсы на обучении новых работников. На портале хранятся учебные материалы, видео, тексты, презентации, записи звонков и изображения.

Повысить мотивацию позволяют элементы геймификации — базовые инструменты игровых механик: уровни развития, награды, нематериальные бонусы, виртуальные монеты и магазин, чтобы их обменять. Этот модуль — один из множества решений, размещённых на «Маркетплейсе» — каталоге приложений для Битрикс24.

Оптимизировать процессы отдела HR

С помощью бизнес-процессов жизненный цикл сотрудников в компании проходит по понятной воронке:

1. согласование вакансии;
2. проведение рекрутинга;
3. согласование оффера внутри компании;
4. выход и вывод сотрудника;
5. перевод сотрудника;
6. увольнение сотрудника.

На портале можно заказать справку 2-НДФЛ или получить информацию о правилах начисления заработной платы.

Бизнес-процессы дают возможность в несколько кликов оформлять отсутствия разного характера: отгулы, удаленную работу, больничный. Процесс полностью автоматизирован и нагляден как для работника, так и для руководителя.

Управлять проектами и сотрудниками

Для руководителей и топ-менеджеров компании важно отслеживать эффективность работы отделов и отдельных сотрудников, чтобы на основании данных принимать управленческие решения. Инструмент «Смарт-процессы» показывает, на какой стадии выполнения находится каждая задача, кто ответственный и сколько времени до завершения. Канбан и диаграмма Ганта помогают планировать загрузку работников.

Чтобы повысить уровень контроля, используются: учёт рабочего времени, отслеживание количества звонков каждого менеджера, продолжительности разговоров, количества отправленных коммерческих предложений и счетов, а также суммы оплаченных счетов.

Формировать динамические отчёты

Внутри корпоративного портала есть возможность выстраивать и визуализировать отчётность: управленческую, бухгалтерскую и финансовую. Нужные срезы данных выводятся в зависимости от потребностей и образуют персонализированные отчёты.

Своевременно информировать

Когда сотрудники ежедневно работают с корпоративным порталом, вероятность пропустить задачу, дедлайн или встречу уменьшается. Уведомления приходят и в веб-интерфейсе, и в приложении. Система заранее напоминает о дедлайне, а просроченные дела выделяет красным цветом, чтобы привлечь внимание.

Развивать корпоративную культуру

Каждый сотрудник может изучить структуру компании, иерархию отделов и найти карточку любого коллеги по Ф.И.О., должности или телефону. Интерфейс корпоративного портала брендирован и выполнен в фирменных цветах с логотипом компании.

В базе знаний руководство обязательно выкладывает информацию о компании, историю развития, а также рассказывает о миссии и ценностях.

Живая лента — одновременно персональная соцсеть и информационный ресурс. В ленте отображаются свежие новости, объявления, фотографии с мероприятий, а также уведомления о важных действиях, которые нужно сделать в рамках бизнес-процессов.

Сотрудники с удовольствием комментируют посты, делятся мнением — это повышает вовлечение и помогает сплотить коллектив.

Работать с клиентской базой

Отдельная большая часть Битрикс24 — это CRM. Она систематизирует работу с клиентами, хранит историю сделок в базе данных, автоматизирует маркетинг и усиливает первичные и повторные продажи.

Основные преимущества

Битрикс24 — это первый шаг к экосистеме. Портал решает основной пул задач бизнеса, что и является главным преимуществом. А также:

• Гибкие технологии вендора позволяют кастомизировать корпоративный портал под любые цели бизнеса, создавать персонализированные решения под требования заказчика.

• Вышеперечисленные инструменты в комплексе помогают организовать удобную и эффективную удалённую работу.

• Многообразие интеграций: телефония, платёжные системы и онлайн-кассы, СМС-провайдеры, рекламные системы, соцсети и мессенджеры.

• Повышенная безопасность данных: сертификат соответствия № 3268 ФСТЭК России «1С-Битрикс24», двухэтапная авторизация, встроенный антивирус и др.

Для кого подойдёт

Как показывает практика, разработкой корпоративного портала интересуются и B2B-компании, и представители B2C из абсолютно разнообразных сфер. Функциональность можно кастомизировать под бизнес-задачи колл-центра, медицинской лаборатории, маркетплейса, агентства, государственной, торговой или любой другой организации.

Корпортал стирает географические границы и ограничения по устройствам — сервисы доступны круглосуточно при наличии интернета. Это оптимальный вариант, если в штате много удалённых работников или филиалы в разных городах.

Корпоративный портал нужен не только среднему и крупному бизнесу. Небольшим компаниям подойдёт облачная версия с последующим масштабированием системы и миграцией в коробочную версию.

Заключение

Массовая цифровизация бизнеса и внешние предпосылки для перехода в онлайн способствуют росту рынка корпоративных порталов в России. При этом всё больше компаний отдают предпочтение российскому ПО и выбирают Битрикс24. На его основе можно реализовать популярные и необходимые для бизнеса сервисы, а также создать кастомные решения под персональные требования.