Структура корпоративного портала

Из чего состоит корпоративный портал Битрикс24? Какие пункты меню доступны в коробочной версии и можно ли создать кастомные? Объясняет Юрий Андреев, руководитель направления CRM в DD Planet.

Основные характеристики корпоративного портала

Корпоративный портал — внутренний инструмент, с помощью которого компания организует, планирует и автоматизирует свою деятельность. Единый веб-интерфейс открывает доступ к рабочим делам: задачам, документам, новостям и перепискам.

В каком разделе сотрудник проводит большую часть времени, зависит от должностных обязанностей. Отдел продаж чаще использует CRM, HR-менеджер — бизнес-процессы и смарт-процессы, PR-специалист публикует новости в ленте, а топ-менеджеры анализируют отчётность. Есть и общие для всех разделы, например, задачи и проекты, чаты или календарь.

Структура меню корпоративных порталов не всегда одинакова. Портал может быть интегрирован с разными внешними системами и кастомизирован разработчиками — в таких случаях появляются новые разделы, персонализированные под конкретные бизнес-задачи. К примеру, наш корпортал интегрирован с Azure, так как программисты управляют в ней проектами и нужно вести учёт рабочих часов.

Архитектура корпоративного портала

Типичное меню корпоративного портала — набор разделов, которые обязательно присутствуют при установке «коробки» Битрикс24. На их основе и делаются дальнейшая кастомизация и доработки меню. Разделов много, поэтому сгруппируем их по блокам в соответствии с целями и назначением.

Онлайн-офис

Под «онлайн-офисом» мы понимаем сервисы, которые автоматизируют рутину, избавляют пользователей от бумажной волокиты. В комплексе они образуют виртуальный филиал компании, где можно найти информацию о любом сотруднике или провести встречу.

Так, портал обеспечивает все условия для удалённой работы. Особенно если у вас три офиса, гибридный график или часть сотрудников работают дистанционно из разных городов.

Сотрудники. Древовидная структура показывает, как устроена компания: подразделения и иерархию.

Данные о сотрудниках можно посмотреть и в виде списка: подразделение, контакты, офис и кабинет. Из списка удобно перейти в карточку сотрудника, поставить задачу, написать сообщение или позвонить.

База знаний. Информация о миссии компании, описание процессов, инструкции, обучающие материалы, регламенты — всё внутри единого хранилища. Незаменимый инструмент HR-отдела, который помогает быстро адаптироваться новым сотрудникам и развиваться тем, кто уже давно работает в штате.

Диск и Документы. Документы из задач, доступные для просмотра, хранятся на диске — в единой базе файлов. Встроенный редактор в разделе «Документы» позволяет редактировать тексты, таблицы и презентации в режиме реального времени, отправлять в сообщениях, прикреплять к задачам.

С помощью бизнес-процессов можно автоматизировать электронный документооборот.

Календарь. Сервис для планирования рабочего времени, показывает встречи и задачи на день, неделю или месяц. В нём также доступен график занятости переговорных, что даёт возможность планировать встречи и занятость коллег.

Бизнес-процессы. Если нужно согласовать счёт, оформить отпуск или удалённую работу, заказать расчётный лист по зарплате, можно больше не искать ответственных и не ждать бухгалтера около кабинета. Эти задачи выполняют бизнес-процессы в корпоративном портале.

С помощью новой функционьности смарт-процессов можно автоматизировать и визуализировать целые направления бизнеса, требующие участия многих сотрудников.

Виртуальное присутствие в офисе. Ещё две полезные опции для организации удалённой работы — «Пульс компании» и «Начать/завершить рабочий день». Первый показывает, сколько человек сейчас онлайн, а второй фиксирует рабочие часы.

Задачи и проекты

В разделе «Задачи и проекты» собраны все дела, которые ведёт сотрудник. Есть несколько ролей: Делаю, Помогаю, Поручил, Наблюдаю. История по каждой задаче сохраняется, чтобы отслеживать ход выполнения.

Для работы с задачами и проектами сотрудники используют разные методики: разбивку по срокам, канбан, диаграмму Ганта. Для повторяющихся задач подойдут готовые шаблоны. Чтобы усилить контроль, можно создавать задачи, которые нельзя закрыть без утверждения руководителем.

Система оповещений — цветовая идентификация помогает помнить о важных задачах и встречах, подсвечивает красным графу «Просрочены».

Группы и Проекты. Объединяют сотрудников вокруг проекта, клиента или направления для командной работы. Внешние заказчики или партнёры тоже могут быть участниками рабочих групп, если им отправили приглашение.

Скрам. Раздел для работы с задачами по гибкому методу Скрам. Подразумевает, что команда разбивает на части крупный проект и выполняет его постепенно, по одному фрагменту. Например, задача ставится на двухнедельный цикл — спринт — к концу которого команда получает бизнес-результат.

Роботы в задачах. Автоматизируют действия при переходе задачи в указанную стадию: отправить письмо, сменить ответственного, сменить статус, удалить.

Отчёты. Рабочие отчёты руководителю, оценка отчёта от руководителя, таблица отчётов всех сотрудников, расписание отчётов — эти возможности находятся в «Задачах и проектах». Выполненные задачи и встречи из календаря добавляются в отчёты автоматически.

Внутренние коммуникации

В разделе «Чат и звонки» собраны групповые чаты и личные переписки, можно позвонить по видеосвязи HD-качества. Во время звонка удобно вести резюме встречи во встроенном текстовом редакторе, обмениваться документами любого формата, включить демонстрацию и запись экрана.

Полезная опция — поставить задачу прямо из чата. Постановщиком и Исполнителем будете назначены вы, а Наблюдателем — собеседник.

Почта. В веб-интерфейсе почтового клиента можно полноценно работать с корпоративной почтой: обсуждать письма с коллегами, настроить общий доступ к ящику, ставить задачи из письма.

Социальная сеть

Как показывает практика, сотрудникам нравится читать новости, ежемесячные дайджесты о жизни компании, смотреть отчёты о корпоративах и мероприятиях. Все активно комментируют и ставят лайки. Чтобы создать полноценную соцсеть в компании, Битрикс предлагает несколько инструментов.

Новости. Можно назвать этот раздел главной страницей сайта, ведь именно на неё пользователь попадает, открывая портал. Он видит последние публикации, новости, а также задачи бизнес-процессов, которые требуют его участия.

Сбоку расположен виджет «Ближайшие события», который напоминает о планёрках, встречах, отпусках и днях рождения коллег.

Видеоконференции. Аналог Zoom: сотрудник создаёт встречу, делится ссылкой с коллегами. От посторонних людей конференция защищена паролем.

Фотогалерея. Раздел с фотоальбомами: корпоративные снимки сотрудников для сайта, отчёты о мероприятиях.

Мероприятия. Видеозаписи вебинаров, онлайн-конференций. В нашей компании сотрудники часто проводят интересные митапы, и если кто-то не успевает присутствовать онлайн, потом смотрит в записи в этом разделе.

Дайджест. Каждый месяц мы выпускаем дайджест новостей компании. Коллеги в неформальном стиле делятся своим мнением, что важного произошло за месяц: клиенты, проекты, события.

Сайты. Удобный конструктор лендингов. Хостинг не нужен, так как в результате получается готовый рабочий сайт.

CRM

CRM-система встроена в корпоративный портал, и, по сути, является отдельным сервисом для управления маркетингом и продажами. Она содержит набор инструментов: Лиды, Сделки, Контакты и Компании, Коммерческие предложения, Счета, Товары. Наглядно видно, сколько заявок в обработке, на какой стадии, кто из менеджеров ими занимается.

Лиды поступают в CRM из всех каналов коммуникаций, сохраняется история взаимодействия с каждым, кто обращался в компанию: когда и откуда он пришёл, какие вопросы задавал, что ему ответил менеджер, обращался ли он повторно.

Система идентифицирует клиента, даже если он звонил с разных номеров, заполнил форму на сайте, писал в мессенджер, а купил в офлайн-магазине. Все точки касания прикрепляются к одному ID.

Контакт-центр. CRM автоматически распределяет входящие заявки между менеджерами, в том числе обращения из мессенджеров.

CRM-аналитика. Аналитическая система позволяет изучить результативность сделок и менеджеров по продажам, движение клиентов по воронке и денежные показатели. Аналитические данные используются при построении планов продаж.

Заключение

Сотрудники компании быстро привыкают и постоянно пользуются корпоративным порталом: общаются, переписываются в задачах и чатах, ведут и поддерживают активность в группах. Многие скачивают мобильную версию, чтобы всегда быть в курсе событий и оперативно отвечать коллегам. Инструмент помогает добиться слаженной командной работы, повысить уровень ответственности, развивать корпоративную культуру, эффективно работать с клиентами и значительно сократить издержки.