Медиагруппа «РИМ» – один из крупнейших операторов out-of-home рекламы в России, лидер на рынке наружной рекламы с федеральной партнерской сетью, охватывающей 91 регион. Внутри бизнеса – indoor и outdoor реклама, производство и установка светодиодных экранов, собственное баинговое агентство, креативное агентство и автоматизированная платформа закупки рекламных поверхностей.

В компании более 300 сотрудников, ежедневно проходят тысячи заявок. В таких масштабах Bitrix24 – это уже не "CRM", а цифровая инфраструктура, которая должна работать стабильно и быстро для всех подразделений.

Когда «РИМ» обратился в DD Planet, перед нами стояла задача не просто оптимизировать работу портала Bitrix24, а выстроить систему, которая станет основой для дальнейшего роста бизнеса:

• выдерживает большие объемы сделок и файлов
• прозрачно распределяет заявки по регионам
• ускоряет работу сотрудников и снижает потери информации
• становится основой для дальнейшего масштабирования

Болевые точки, которые тормозили бизнесItalic

На старте мы увидели несколько критичных проблем, которые в сумме "съедали" скорость и управляемость:

1. Перегруженная единая воронка продаж. Все сделки (более 10 тыс.) шли через один процесс. Это делало аналитику, контроль и работу отделов неудобными.

2. Непрозрачное распределение заявок по регионам. Менеджеры перегружались, а коммуникация между подразделениями периодически ломалась.

3. Тяжелый портал из-за огромной базы файлов. Более 5 ТБ фото, видео и макетов заметно снижали скорость работы Bitrix24.

4. Зависшие бизнес-процессы. Более 600 "застрявших" процессов мешали сотрудникам нормально работать и создавали шум в системе.

5. Фрагментированная коммуникация. Переписки шли в разных чатах, мессенджерах и устно, из-за чего терялись детали, договоренности и дедлайны.

Мы действовали как инженерная команда: навели порядок в процессах, разгрузили систему, выстроили правила распределения заявок и закрепили коммуникации внутри Bitrix24, чтобы информация перестала "утекать" в стороны.

Перестройка продаж под реальную структуру компании

Мы автоматизировали работу шести отдельных отделов продаж. Вместо одной перегруженной воронки появилась система, учитывающая специфику каждого направления.

Дополнительно:

• добавили зависимые поля в сделках для учета брендов и правообладателей;
• перенесли смарт-процессы в "Сделки" и провели рефакторинг бизнес-процессов;
• очистили систему от более чем 600 зависших процессов, оставшихся после предыдущего интегратора.

Чтобы портал снова "летал", нельзя было ограничиться косметикой. Мы:

• перенесли 5 ТБ клиентской базы на новый хост без потерь и простоя;
• доработали интеграции с CallTouch, Albato и сайтами медиагруппы;
• создали устойчивую инфраструктуру для хранения и обработки массивных объемов данных.

Автоматическое распределение заявок по регионам

Мы построили централизованный бизнес-процесс в Bitrix24, который автоматически назначает ответственных в зависимости от региона.

Для мульти-региональных проектов система:

• формирует главную задачу и дочерние;
• объединяет все потоки в одну структуру, чтобы ничего не терялось;
• добавляет уведомления о дедлайнах и гибкое управление ответственными.

**И главное: ** коммуникация стала "внутри процесса". Чат, файлы и статусы теперь находятся внутри одной задачи, а не в разрозненных каналах.

• 100% автоматизация распределения заявок: ручная передача больше не нужна;
• заявки распределяются мгновенно, время обработки сокращено;
• прозрачная загрузка менеджеров: руководитель видит картину в реальном времени;
• выше эффективность отделов продаж: меньше рутины, больше фокуса на ключевых задачах;
• единая платформа управления клиентской информацией: меньше дублей и ошибок;
• система стала гибкой и масштабируемой: готова к росту и новым направлениям.

После запуска ключевых изменений мы не остановились на "сдано-подписано".

Bitrix24 у «РИМ» продолжает расти и усложняться вместе с задачами компании, а мы поддерживаем этот темп: развиваем новые интеграции и инструменты внутри портала, аккуратно проводим обновления и обеспечиваем техническое сопровождение, подключаем новые механизмы автоматизации по мере появления новых направлений и требований.

В результате система остается живой, управляемой и готовой к следующему шагу – без сбоев, авралов и потери скорости.

– "С начала сотрудничества с DD Planet в апреле 2023 года мы планомерно автоматизируем внутренние бизнес-процессы, что положительно влияет на общую эффективность работы компании. Благодаря совместным усилиям мы смогли оптимизировать работу отделов продаж, сервисных подразделений и бэк-офиса. Команда DD Planet оперативно подключает дополнительных экспертов для решения сложных задач, оказывает поддержку при обновлениях и помогает нам повышать собственную внутреннюю экспертизу. Мы ценим этот опыт и рассматриваем сотрудничество как стратегическое".

– Руководство медиагруппы «РИМ»

Если вы тоже хотите, чтобы ваши бизнес-процессы работали эффективно и без сбоев, закажите услугу автоматизации у нас.