Топ 5 ошибок при внедрении корпоративного портала на примере Битрикс24

Корпоративную информационную систему необходимо разрабатывать и внедрять с учетом особенностей конкретной компании. Чтобы выбрать корпоративную информационную систему, необходимо отталкиваться от ключевых факторов - понимание заказчиком своих задач и опыт исполнителя в нужной сфере.

Также важны hard и soft скилы у команды разработки и управления и степень их погружения в текущие бизнес-процессы клиента. Чаще всего клиент нуждается в комплексном решении, автоматизация которого охватит все или большинство отделов компании. С такой задачей отлично справляются корпоративные порталы. В этой статье мы рассмотрим 5 ошибок при внедрении одного из самых популярных решений — Битрикс24.

1 ошибка. Мы настроили систему так, как вы просили и так, как вы сказали.

Заказчик: «Добавьте в контакты поле знак зодиака и пусть оно будет обязательным для всех - мне нужно овнам рассылку сделать».

Аналитик: «Я записал, все сделаем».

Программист: «Уже на проде».

Этот пример демонстрирует отсутствие выявления потребностей и недостаточный уровень soft скилов у специалистов, занимающихся сбором требований. Интегратору крайне важно поддерживать баланс между сотрудниками с сильными hard и soft скилами. В случае перевеса в одну из сторон на выходе получается продукт, который требует значительных ресурсов для рефакторинга. Например, воронка, где каждый этап должен приближать клиента к продаже, превращается в таск-трекер - о корректном сборе статистики не может быть и речи. В карточке сделки появляется множество пользовательских полей, в которых менеджеры начинают путаться, а оргструктуру выстраивают без учета ее главной задачи — разграничения прав доступа.

Написать чистый код и сделать low-code настройки — этого уже недостаточно для клиента, талантливый интегратор должен быть талантлив и в коде, и в аудите. Важен комплексный подход с интеграцией исполнителя в текущие бизнес-процессы клиента: заказчик в детальном сборе требований сам начинает лучше понимать свои процессы, интегратор в свою очередь думает как изменить процесс так, чтобы он помогал бизнесу быстрее, удобнее и эффективнее. Такой подход буквально перезагружает бизнес, заставляет работать его по-новому.

2 ошибка. Большое количество автоматизации на этапе.

Одним из атрибутов качества нефункциональных требований является удобство использования. Оно подразумевает легкость в обучении, простоту в эксплуатации и внесении изменений. После сбора требований и начала настройки портала (которая часто идет рядом с разработкой) важно помнить, что автоматизация должна упрощать работу пользователя, а не усложнять ее.

При отсутствии этого атрибута мы получаем портал, перегруженный автоматизацией, который требует от пользователя лишних кликов для завершения заданий и задач, просмотра уведомлений и многого другого. В результате у пользователя возникает отторжение к системе, а единственным решением со стороны исполнителя становится рефакторинг настроенных процессов, либо его отдельных компонентов.

Чтобы избежать таких проблем, необходимо помнить: прежде чем перенести на портал, процессы стоит упростить. А это всегда сложнее, чем бросить на каждый шаг пользователя клик в виде “дела” Битрикс24.

3 ошибка. Незнание функционала не освобождает от ответственности.

Вы должны помнить о старом и постоянно изучать новое. От релиза к релизу Битрикс24 демонстрирует новый функционал, который важно осваивать и применять, чтобы закрывать потребности клиентов более гибкими, удобными и менее трудоемкими способами. Такой подход также повышает уровень компетенций исполнителя и позволяет избежать разработки однотипных решений. В Битрикс24 один и тот же процесс можно реализовать по-разному. Поэтому, чтобы избежать повторяющейся разработки, интегратор должен следить за обновлениями: последний кусочек пазла нового функционала может стать решающим для выбора оптимального решения.

4 ошибка. Отсутствие минимальной документации проектного внедрения

В этом пункте мы не будем рассматривать примеры проектов, где релизится hotfix за hotfix’ом, а предыдущий подрядчик оставил большой технический долг, из-за которого команда разработки постоянно вынуждена исправлять ошибки в старом коде.

Представим себе нового клиента, который только начинает знакомиться с функционалом Битрикс24 и видит в нем решение своих потребностей.

Отсутствие документации в проектных внедрениях или в интеграционных настройках архитектурно сложного функционала зачастую приводит к лишним временным тратам.

Несвоевременная сдача работы может быть связана с многими факторами, например:

1. Размытость границ автоматизации. Например, когда исполнитель и клиент не договорились о том, на каком этапе закончится автоматизация процессов — на подписании договора, оплате или доставке до клиента.
2. Затягивание процессов согласования. Заказчик видит результат только на “демо” и просит правки “по факту”. Из-за этого временные рамки сдвигаются.
3. Ошибки из-за “сломанного телефона”. Устные договоренности искажаются при декомпозиции или передаче задач между отделами. Без единого документа с требованиями, ошибки накапливаются и проявляются на поздних этапах.
4. Замедление разработки. Производству приходится тратить больше времени на уточнение деталей у коллег - это отнимает больше времени, чем исполнение готовых описаний.

Вывод:

С наличием документации внедрение становится четким структурированным процессом с определенными шагами, что способствует более эффективному завершению процесса автоматизации.

5 ошибка. Настроили, передали и забыли.

Конечно, такой контекст является зоной ответственности интегратора. Процесс введения проекта в боевую эксплуатацию, проведение обучения, отслеживание вовлеченности - очень важен. Чтобы избежать этой ошибки, запрашивайте планы обучений у своих подрядчиков. Являетесь ли вы владельцем бизнеса или лицом, принимающим решение - следите за вовлеченностью сотрудников в процесс.Пренебрежение приведет к тому, что системой попросту не будут пользоваться, даже если все будет реализовано гибко и понятно.

Заключение

Какой бы сложности процессы вы не настроили, и на сколько бы вы ни превзошли ожидания клиента, успех можно считать достигнутым только тогда, когда пользователи активно работают в системе, а ЛПР заказчика подтверждает, что она действительно повышает эффективность бизнеса и приносит прибыль.